Dokumentide digitaalne säilitamine

Kuidas ja mille alusel AU Accounting.eu säilitab raamatupidamiskannete aluseks olevaid digidokumente?

Kuidas käib dokumentide digitaalne säilitamine?

  • Dokumendid on eraldatud majandustarkvarast ning iga dokument on eraldi fail, mis on varustatud dokumendi juurde kuuluva kirjeldusega ehk metaandmetega. Säilitatavad failid saavad raamatupidajalt peale raamatupidamiskande sooritamist alati kindlakujulised nimetused.
  • Metaandmed asuvad säilitatava faili nimetuses, mis tagab selle, et dokmendi(faili) leidmiseks piisab suvalisest failibrauserist, ning faili lugemiseks saab kasutada juba aastaid laialt levinud ja üldises kasutuses olevaid tasuta tarkvaralahendusi.
  • Tagatud on võimalus dokumente hiljem eraldi kasutada.
  • Juhul kui tekib vajadus säilitada dokumente pikemaajaliselt, siis on võimalik neid edaspidi ka sellel eesmärgil töödelda (nn. migreerimine ehk uutesse vormingutesse konvertimine).
  • Säilitatavate dokumentide kättesaamine ja ülesleidmine on lihtne ning kiiresti toimiv.
  • Dokumentidele esitatatud autentsusnõuded on tagatud kahel tasandil.

1 tasand

Klient allkirjastab ID kaardiga koonddokumendi (faili), mis sisaldab nimekirja raamatupidamise kannete aluseks olevatest dokumentidest, mis on raamatupidajale esitatud digitaalselt, ning ka neile, mis on raamatupidamise käigus digitaalselt tekitatud. Nimekiri sisaldab lisaks nõutud algdokumentide andmetele ka digitaalselt säilitatavate dokumentide (failide) metaandmeid. Peale koonddokumendi kinnitamist ei saa ei klient ega raamatupidaja säilitatavaid dokumente (faile) muuta.

2. tasand
Kui kolmandatele osapooltele on vaja üksikutele dokumentidele täiendavat autentimist (kliendipoolset kinnitust), laeb klient nõutud dokumendid (failid) serverist eraldi alla ja digiallkirjastab need eraldi, või prindib need hoopis paberile ja allkirjastab need käsitsi. Peale mida esitab dokumendid nõudjale.

Mille alusel?
Viited EV seadusandlusele:

Maksukorralduse seadus

§ 57 Lõige 6
Arvestust võib pidada elektrooniliselt, kui on tagatud arvepidamise tulemusel loodud dokumentide, sealhulgas raamatupidamisregistrite säilimine käesoleva seaduse §-s 58 sätestatud tähtaja jooksul. …
§ 58 Dokumentide säilitamise kohustus
Kui seadus ei sätesta teist tähtaega, on maksukohustuslane kohustatud säilitama tehingute ja väljamaksetega seotud ning muid maksustamise seisukohast tähendust omavaid dokumente vähemalt seitsme aasta jooksul dokumendi koostamisele või saamisele, toimiku või dokumentide kogumiku puhul viimase sissekande tegemisele järgneva aasta 1. jaanuarist arvates.
Raamatupidamise seadus
§ 7 Algdokument
Lõige 2 punktides 6–8 sätestatud nõuet:
(6) tehingu osapoolte asu- või elukoha aadressid;
7) majandustehingut kirjendavat raamatupidamiskohustuslast esindava isiku allkiri (allkirjad), mis kinnitab (kinnitavad) majandustehingu toimumist;
8) vastava raamatupidamiskirjendi järjekorranumber.
ei kohaldata algdokumentidele, kui nendes punktides nimetatud andmed on kajastatud vastavate algdokumentide alusel koostatud koonddokumendis.
Lõige 4
Elektroonilisel kujul säilitatavaid algdokumente peab olema võimalik kirjalikult taasesitada.
§ 12. Raamatupidamise dokumentide säilitamise kohustus
Lõige 1
Raamatupidamise algdokumente peab raamatupidamiskohustuslane säilitama seitse aastat, alates selle majandusaasta lõpust, mil algdokument raamatupidamises kajastati.
Lõige 2
Raamatupidamisregistreid, lepinguid, raamatupidamise aruandeid ja muid äridokumente, mis on vajalikud majandustehingute arusaadavaks kirjeldamiseks revideerimise käigus, peab raamatupidamiskohustuslane säilitama seitse aastat, alates vastava majandusaasta lõpust.
Lõige 3
Pikaajaliste kohustuste või õigustega seotud äridokumente tuleb säilitada seitse aastat pärast kehtimistähtaja möödumist.
Lõige 4
Raamatupidamise sise-eeskirja tuleb säilitada seitse aastat pärast selle muutmist või asendamist.
Lõige 5
Raamatupidamisregistreid, mis on loodud elektrooniliselt, on raamatupidamiskohustuslane kohustatud ka säilitama elektrooniliselt. Elektrooniliste andmete loetavus peab olema tagatud kogu säilitusaja jooksul.

AU Online Accounting OÜ sälitab ainult raamatupidamiskannete aluseks olevaid dokumente. AU Online Accounting OÜ ei kohustu edastama Eesti avalikule arhiivile arhivaalideks kuulutatud kliendi dokumente.