Algdokumentide ja lepingute säilitamine

Kliendil on üle veebi tasuta sissepääs FTP-sse. Ligipääs on oma aktiivse teenindusperioodi raamatupidamise algdokumentidele ja lepingutele. (neile, mis on raamatupidajale digitaalselt esitatud).
Dokumendid on süstematiseeritud ja lihtsalt leitavad folderites.

Algdokumentide ja lepingute säilitamine

Digitaliseermine – elektrooniliselt või paberdokumendilt metainfo tuvastamine ja digidokumentide metaandmete lisamine.

Skanneerimine ja metaandmete lisamine digidokumentidele.

-jooksval aruandlusperioodil digitaalselt esitatud raamatupidamisdokumentide digitaliseerimine TASUTA !

Lisaväärtused:

1. Puudub vajadus dokumentide paberile trükkimiseks. Dokumendid on alati netist saadaval.

2. Paberdokumentide säilitamiseks kasutatavad pinnad vabanevad.

3. Dokumendid ei “kao” käeulatusest paberihunnikutesse, vaid on edaspidi leitavad kõigest hiirekliki kauguselt.

4. Kaob võimalus, et dokument “lihtsalt kaob” (st jäi audiitori, endise raamatupidaja, laomehe jne kätte).

5. Puudub vajadus maksuametniku või audiitori kontrollimise ajal paberitega edasi tagasi-traavida, piisab neile vaid veebi kaudu dokumentidele ligipääsu võimaldamisest.

6. Algdokumendid ei hävi, sest on dubleeritud mitmes serveris ja enne aegumistähtaega ei saa neid kustutada.

7. Säästame keskkonda, hoiame kokku paberit!

Suletud perioodide dokumentidele ligipääsuks tuleb sõlmida eraldi leping, mis kohustab AU Accounting.eu säilitama kliendi e-dokumente 7 aastat.

Tagatud on taasesitatavus ja ligipääs internetist ka peale raamatupidamisteenuse lõppemist.
Säilimisaja ületanud dokumendid kustutatakse automaatselt.

Tehnilisest lahendusest.
Algdokumendid säilitatakse kas PDF või DDOC failide kujul.
Erinevad registrid säilitatakse PDF, TXT, CSV või XML failide kujul.
Säilitatavad failid saavad peale raamatupidamiskande sooritamist alati kindlakujulised nimetused, mis tagavad selle, et failide leidmiseks puudub edaspidi vajadus rakendada selleks “misiganes” spetsiaalset tarkvara.
Vajaliku dokumendi leidmiseks piisab suvalisest faili brauserist.
Vahetult enne perioodi sulgemist digiallkirjastab klient säilitatavate failide registri.